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混合办公是大势所趋,但如何向老板证明你没有摸鱼?

发布日期:
2021-11-22

浏览次数:

629

来源:

创业邦

编者按:本文来自中欧商业评论(ID:ceibs-cbr),创业邦经授权发布,封面图来自摄图网。

撰 文 | 彭海燕    责 编 | 施 杨

10月28日,Faceboook首席执行官马克·扎克伯格宣布,公司将更名为Meta,源于“元宇宙”(Metaverse),而接下来 5 年要将 Facebook 从一家社交媒体公司变成一家“元宇宙公司”。

除了改名换姓重塑品牌,Facebook早在今年8 月就推出了一款 VR 远程办公应用Horizon Workrooms,可以让办公室工作人员使用虚拟现实进行联系和交互。而在11月2日,另一家科技巨头微软则宣布将向旗下Team软件2.5亿名用户提供更具沉浸感虚拟世界,意味着微软也开始布局“元宇宙”领域。

而在两家科技巨头在布局“元宇宙”之前,都不约而同地对员工办公模式进行了变革:2021年5月,Facebook就宣布未来将有一半员工永远在家办公。几乎同时,微软宣布采取混合工作模式。

不难看出,从移动互联网迈向元宇宙,职场与工作方式必将被重新定义。对于组织而言,需要思考的一个关键问题是,在技术的影响下,未来的办公模式将发生哪些改变?雇主与员工之间将会建立什么样的新型关系?组织和团队管理的逻辑将发生什么变化?

后疫情时代职场新型工作模式的崛起,混合办公对于管理者到底是噩梦还是银弹?

美国劳工统计局报告,今年4月美国辞职人数超过399万人,而到了8月份,辞职人数超过427万人,辞职率达到创纪录的2.9%。截至目前,美国已有 1900 多万美国员工辞职,这一数字还在不断增加。

面对不断蔓延的离职潮,美国管理学教授安东尼·克鲁兹认为,目前辞职的人中,有很大一部分是因为疫情改变了人生态度,认为生活不能只围绕工作。经历了疫情时期的远程办公后,人们不愿意重回职场,如果企业拒绝提供远程时,员工就会辞职。

这与美国劳动经济学家劳伦斯·卡茨的观点不谋而合,卡茨认为目前的大辞职潮背后是员工和企业之间的权力反转。在很多企业都缺工的情况下,人们开始质疑低工资,要求雇主远程办公,不满足就辞职。

不断蔓延的离职潮正在倒逼职场工作方式进行“大洗牌”。

2020年由于疫情突发,全球范围内已经有多家企业尝试实施混合办公。谷歌、微软、苹果、戴尔等硅谷高科技公司也都纷纷探索该模式。而在中国,携程等企业也在积极尝试“混合办公试验”。

企业引入混合办公,大多是由于疫情被迫实施在家办公。但事实上,在家办公并非新鲜事物,有机构统计,2017年时美国就有超过80%的企业引入了远程办公制度,技术则是混合办公的终极推动力量。谷歌云战略的业务发展总监姚欣榆认为,造成在家办公的根本原因,背后其实是由劳动力的需求决定,这导致雇主必须去适应劳动力的工作方式。

全球劳动力市场正在发生根本性的变化,选择权已经从雇主转移到员工,人们可以自由选择为谁工作。办公模式革命,本质上其实是雇主与劳动力的“权力反转”。从办公室办公向混合办公或者远程办公转变,实质是传统雇佣制度的变化,员工和管理者之间以信任为基石,关系从“雇佣”转向“合作”。

疫情迫使很多企业实施远程办公,但是协同和沟通效率低下、孤独感、干扰项较多等问题成为企业管理的最大难点。

与远程办公不同,支持员工灵活选择工作地点的混合办公(Hybrid work)消除了员工在家办公带来的孤独感和脱节感,解决了远程办公所无法实现的社交需求和归属感,同时又能兼顾员工居家办公的自由与高效。埃森哲认为,在未来工作的选择上,83%的员工更喜欢混合工作模式,而63%的高增长公司已经采用了“生产力无处不在”的劳动力模型。

而Steelcase 调查大量企业样本发现,88%的中国企业希望赋予员工更大的办公自主性和灵活度,在中国有83%的员工期待采用混合办公模式。

毫无疑问,“混合办公”将给个人和企业组织带来深远的结构性变革。如何保证各类信息及时、准确且完整的传递?如何让员工和企业树立共同的目标和愿景?如何保证工作进度的及时分享?这些问题都是摆在想要实施混合办公企业面前的难题。

对于李菲来说,这些问题已经从选答题变成了必答题。

距离新冠疫情爆发的一年前,从2018年12月开始,李菲每周起码有一天需要在家办公,作为赛诺菲大中华区人力资源负责人,她的主要职责之一就是在公司更好地推行混合办公。

一万多人的企业,全员实施混合办公,这事儿靠谱吗?

与很多人认为的中国企业不太适合混合办公的想法不同,李菲反而认为目前是企业选择混合办公的最佳时机,原因之一在于中国企业目前大部分员工都是年轻人,更容易接受新事物,“既然这是未来的一种趋势,为什么不早点接受呢?赛诺菲的内部调研已经证明了远程办公不会影响生产力。”

极狐(GitLab)创始人陈冉(Sam)对此看法一致,作为拥有超过10年远程办公经历的体验者,他坚持认为远程办公非但不会影响生产力,反而会提升生产力和工作效率。“我曾经在硅谷工作多年,在惠普的7年和IBM的4年都是远程办公,这在美国非常普遍。”

作为估值超过60亿美元的硅谷独角兽公司,自2011年创立之初,GitLab就一直在执行全员远程办公,如今全球员工人数超过1400人,遍布全球65个国家和地区,却没有一间办公室。2021年初,GitLab以技术入股的方式在中国成立极狐(GitLab)中国,同样也全员远程办公。

为什么全员远程办公,陈冉给出的答案很简单——节省成本。“我们员工的福利比很多大型互联网公司都要好,办公场地租金、装修、设备、水电网、员工通勤补助等这些成本节约下来的成本可以用于提升员工福利。”

“我期望每个员工的辛苦工作是有回报的。如同你要采樱桃,如果请个农民工大叔帮你去采,如果你请他吃个饭,喝个水,让他去舒服的坐一会儿,他会给你10倍以上的回报。”当员工感受到自己被重视了,才能真正激发他的自驱力,这就是陈冉全员远程办公的管理逻辑。

混合办公表面上看是工作模式的转变,但本质上是雇主与雇员关系的改变。在混合办公模式下,管理者需要重新思考工作模式、文化和企业价值观,而员工也要重新思考如何工作、在哪里工作,以及为何工作。一切的核心,是在雇主和员工之间建立一种新的、更有活力的关系。

李菲认为,实施混合办公最重要的是对组织和文化进行变革。最初实施混合办公时,的确产生了很多不适应。为了进一步加速敏捷转型,赛诺菲将办公室重新装修,高管们原本固定的办公室都取消了,与员工一样灵活选择工位。

虽然高管们牺牲掉了自己的私人办公空间,但是却激发了员工的自主性和创新性,组织架构也更加敏捷。“以前自己经常需要时不时走出自己的办公室,主动跟员工‘Say Hello’,其实有些尴尬。现在,高管与员工们成了‘同桌’,随时随地都能打招呼沟通。高管们的办公室被改造为会议室,大家进行更多的讨论,员工的敬业度反而更高了。”

人其实是很容易适应环境的一个群体,也会快速创造新的氛围。这一点李菲也深有感触,“能让员工专心工作并且能提高生产力的办公空间,才是最理想的工作环境。混合办公不仅仅是办公方式的调整,更是一种文化理念的更新以及组织架构的重塑。”

脱离时空桎梏的混合办公固然带来了极大的灵活性,但是不能‘一刀切’。如何进行高效的沟通和管理,对于个人和组织来说都是一种挑战。用陈冉的话说,远程办公或者混合办公都并非银弹,它是一柄双刃剑。用得好了,可以帮助企业在激烈的市场竞争中杀出一条血路;用得不好,很有可能造成做什么都比竞争对手慢半拍的情况,反而让企业在竞争中处于劣势。

虽然混合办公看起来很美,但是不可否认,混合办公模式下员工依然面临“数字疲劳”和异步协作的难题。

正如前微软高管史蒂文·辛诺夫斯基所说,混合工作并不是远程工作和面对面工作的直接线性组合——它是现代企业的一个重大演变,那么在混合办公模式下,组织内部更为分散而灵活的空间关系、协作方式以及组织内部出现的分布式团队都将成为管理者面临的重大挑战。

大部分员工积极拥抱混合办公,但是管理者纠结于远程办公会对员工失去控制的不安全感。比如:员工不在可视范围内,担心员工不够自律、工作不饱和、对工作敷衍了事等等。更有甚者,有些员工认为在家办公就是一种福利,可以接私活,送孩子,去医院看病等,这就加剧了管理者的不安全感。

高德纳咨询公司(Gartner)的调研数据表明,在2020年和2021年之间,用监控工具追踪员工的大公司数量翻了一番,达到了60%。有些公司则增加会议和电子邮件的数量,用另外一种方式追踪员工在做什么。

在李菲眼中,员工如果要摸鱼,在办公室办公一样可以摸鱼,关键是企业能否创造一种团队氛围,让员工带出最好的自己,形成一种高效的企业文化。

陈冉认为这种现象本质上还是信任的问题。与一般老板担心员工在家办公摸鱼不同,他认为重要的是雇主和员工双方都遵守契约精神,对员工更多的是结果导向,员工只要把公司事情做到位,雇主应当充分信任员工,让员工安排自己的工作时间。“我们并不介意甚至鼓励员工在家带小孩或者做家务,只要你在规定的时间内高效把工作完成,时间自主安排的权力在员工手中。”

除了担心员工摸鱼之外,绩效管理是另一个让管理者们头疼的问题。由于看不到员工,有些经理经常既不知道自己的下级在干什么,也不知道他们是怎么做的,绩效评估就非常困难了。

当老板只看到某个员工的输出结果而看不到过程时,又该如何去判断这个人呢?管理者对员工办公的员工进行绩效评估时,也会本能忽视员工所做的一些看不见的工作——在项目当中谁做了什么?谁扮演了关键角色?谁又阻碍了项目正常推进?谁是大家不喜欢的合作对象?如果项目推进缓慢,是某个团队成员不够专注还是其他原因?

更加难以评估的是,有些员工需要花费大量的时间和精力支持团队的其他成员,但是这部分工作很难量化,因此他们也绝对不会因此受到奖励甚至认可。

这个顽疾,早在远程办公出现之前就有了。

人类行为有一个无意识的因素,那就是对经常看到的人会有更多的好感。员工觉得他们因为作为一个混合办公的群体,可能跟坐在办公室固定工位上的人相比,当他们回到办公室的时候,因为经常不被看见,他们可能也成了被忽视的一个群体,偏见就此产生了。

领英最新发布的《2021未来职场工作方式调研》报告显示,68%的职场人认为,在办公室工作时间更长,获得管理层青睐的可能性更大,也因此有超过一半的受访者担心自己在家工作会对职业发展带来负面影响。

对于这种现象,公司就必须非常有意识和慎重地采取措施,才能确保不对远程工作的人产生偏见。“需要从整个组织的管理理念,尤其是高管们的意识上来消除这种偏见。对员工而言,如果感觉到管理者不信任自己或者有不公平对待,彼此的关系将被迅速破坏。”而信任传递,才是李菲眼中消除偏见的关键因素,管理者展示对员工的信心,才能建立良性的关系。

虽然混合办公正在兴起,但目前很多传统企业还难以大规模应用。领导对于办公室的“迷恋”依然是工作革命的最大阻碍。

远程办公之父Jack Nilles 曾说过:我很早就意识到,技术并不是接受远程办公的限制因素。组织和管理的文化变革对在家办公的接受率更重要。今天仍然如此,远程办公的应用远没有发挥出它的潜力。

对想要实践混合办公的企业来说,优秀的企业文化、高效的协同工具、敏捷的管理方式三者缺一不可。更重要的是,管理者要在不去控制的情况保持不失控。

总的来说,互联网科技类公司,以及IT信息化程度较高的传统企业会更适合远程办公,而自驱力强的员工会更加适合。

另外,像Facebook规定可以永久远程办公的员工都是高级别、且工作时间很久的人。背后的逻辑是,这部分人晋升的原因就是自主能动性和自控力强,在家有足够的动力和控制力进行高效产出。而初级员工刚入职场,需要经验丰富的导师指导,这种高频指导需要随时找到导师进行,线下进行效果较好,并且新入职场的人自控力也会相对较弱,更需要监督式的工作环境。

不论是混合办公还是远程,最大的挑战在于组织化的协作,而管理者需要具备“混合管理思维”,以保证“混中有序,适度管理”。

远程协同,是当一个有形的整体变成无形的整体,团队成员间主动和有序的自组织化。对个体而言,每个员工要做好团队沟通、文件管理、时间管理,并保持专注。

在混合办公情境下,传统的企业文化打造方式已经过时。虽然每周依然会有几天在公司办公,但是要建立起激发员工自驱力,并让员工高度参与的企业文化仍然是组织面临的最大挑战。

在陈冉眼中,最重要的就是建立协作的文化,帮助团队成员树立一致的目标和使命。为此,极狐(GitLab)内部制定了专门的团队手册(Handbook),明确了线上办公的规范,比如如何请假、办公时怎么交流,用什么线上办公软件,员工的奖惩制度等等。

在赛诺菲推动混合办公的过程中,李菲感受最深切的就是作为管理者,一定要首先带头以身作则,这样才能真正建立起远程办公的企业文化。

“企业文化其实是一个集体的行为展现。一方面,如果领导没有远程办公,员工看到了领导的行为,也不会在家办公。另一方面,正是有了真实的体验,我才能真正理解员工会遇到什么样的困难,也会设身处地帮助员工找到最好的状态。”

而在陈冉眼中,CEO就是公司远程办公文化的布道者。“布道者不是我制定好了制度大家去执行就好了,而是自己先成为model,别人才会去follow你。”

在实施混合办公时,管理者遇到的最大问题是,如果给与员工充分的自由空间,公司的管理就变得很松散,甚至出现失控的现象,员工的工作效率无法保证。这该如何解决?

陈冉给出的答案很简单,避免出现这个问题,很重要的一点就是及时迭代。极狐(GitLab)内部每月都会进行一次调研,通过这种方式让员工及时反馈远程办公中出现的问题。“远程办公最重要的一点是设立阶段性的目标,出现问题就及时迭代,一周或者一个月发现问题,马上在下周或者下个月进行迭代,这样整个管理是不断递进上升,而不是递进下降的。”

另外,企业实施混合办公也可以通过试点项目制(Pilot Project)运作的方式进行试验和迭代,而非所有的工作方式被迫一夜之间进行重构。例如,携程最初尝试混合办公是以客服人员为主,而后扩展至覆盖技术、产品、业务、市场营销以及职能岗位,通过这种试点项目的方式,找到组织推行混合办公的障碍和问题,最终决定是否全员进行混合办公。

在混合办公模式下,传统的管理方式也许会无济于事,而新型的领导者将会在虚拟的环境中诞生。最重要的是,管理者不要以传统的、自上而下的方式来推动决策。管理者的思维也需要从监督思维向员工自我驱动的思维转变,从管理过程变为管理结果。

如同人们搬家到新环境需要适应,管理者也要适应混合办公模式下的管理情境。在混合办公模式下,管理者更加需要具备绩效管理和及时反馈的能力。极狐(GitLab)在远程办公的过程中使用的是OKR进行绩效管理,而这也是陈冉眼中激发员工内驱力的重要目标管理工具。“我一直告诉员工,你来这家公司不是来混的,OKR会提醒你,你要完成什么任务。在目标设定之后,给他发挥的空间。当把愿景目标和结果告诉员工之后,我就不需要事无巨细管他,而他做的比我想象的要更好。”

企业是否实施混合办公?虽然争论焦点是在家还是在办公室办公,但真正的核心在于员工能否拥有工作自主权。当越来越多的员工选择最符合自身技能和需求的工作时,那些更富同理心和信任员工的组织才能获得更大的成功。

未来,传统办公室是否会消失?没人能预测,但电影《办公空间》里的一句台词应该说出了很多社畜的心声:人被生下来,并不是为了待在狭小的隔间内,对着计算机屏幕坐上一天又一天的。

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